Cách gọi điện thoại lịch sự

Mark's message: Vì sao phải gọi điện thoại lịch sự?
Khi bạn gọi điện thường là với mục đích bán hàng hoặc là liên lạc công việc. Bạn gọi cho khách hàng tiềm năng hoặc đối tác nên việc gây ấn tượng ban đầu tốt là vô cùng quan trọng. Khi đã thành khách hàng thân thiết hay đối tác tin cậy thì bạn càng cần phải duy trì sự tôn trọng và thái độ lịch sự. Việc này được gọi là ビジネスマナー [business manner] mà bạn thường học ở các trường senmon hoặc được đào tạo khi đã vào công ty. ビジネスマナー [business manner] có thể dịch là quy tắc ứng xử trong kinh doanh hoặc trong công việc. (Vì mọi công việc đều là kinh doanh của công ty đúng không nhỉ?)

Vì thế, các công ty đều cần đào tạo bạn về business manner và việc này cần đào tạo đầu tiên. Nếu bạn học trường senmon thì về cơ bản là ra trường đi làm được ngay nên bạn cần học ngay từ trong trường (có các giờ học về business manner). Quy tắc gọi điện thoại cũng liên quan tới môn tâm lý học, điều cực kỳ cần thiết nếu bạn muốn có sự nghiệp thành công nên các bạn yêu thích tâm lý học cũng nên đọc bài này (để phân tích tâm lý khách hàng).

Quan trọng hơn nữa là vì sao cách gọi điện thoại lại quan trọng đến thế? Mark sẽ bàn luận ở bên dưới.

Quảng bá cơ hội du học Nhật Bản: BẠN MUỐN HỌC NGÀNH TÂM LÝ HỌC TẠI NHẬT BẢN? Hãy tư vấn tại Saromalang. Du học Nhật Bản tốn chi phí ban đầu khoảng 200 triệu (đã gồm tiền 1 năm học phí + 3/6 tháng ký túc xá) học cách làm việc chuyên nghiệp và xây dựng sự nghiệp vững chắc trong tương lai? Điều kiện du học tốt nghiệp PTTH và học tiếng Nhật 200 giờ (tương đương cấp độ thấp nhất N5). Bạn có thể du học vừa học vừa làm thêm tối đa 28 tiếng/tuần tiền lương trung bình (Tokyo) 9$ ~ 10$/giờ. >>Tìm hiểu và hỏi đáp du học Nhật >>Đăng ký tư vấn du học Nhật Bản tự túc học tiếng Nhật/học nghề senmon/học đại học/sau đại học (cao học Nhật Bản)/tư vấn visa đi làm TƯ VẤN HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ.
>>Chú ý: Không mất quá nhiều tiền làm hồ sơ du học Nhật Bản và không nên đóng quá 12 triệu làm hồ sơ trọn gói >>Kiểm tra ưu đãi để có chi phí hồ sơ tốt nhất cho du học Nhật Bản 2017.

Thế nào là gọi điện thoại lịch sự?

Ở Việt Nam chúng ta hay nhận được các cuộc gọi chào hàng, bán hàng, ví dụ gọi tới công ty. Việc đầu tiên họ hỏi là "Có phải anh/chị ... không ạ?" rồi "Xin cho gặp người quản lý/người phụ trách kế toán", v.v... Đây không phải cách gọi điện thoại lịch sự. Vì bạn còn chưa xưng tên và chưa nói mục đích. Bạn chỉ coi mình là trung tâm và muốn nhanh chóng đạt được mục đích mà không ngại làm phiền người khác.

Cách gọi điện thoại lịch sự là:
1. Xưng to rõ ràng tên của bạn, nơi công tác và chức vụ của bạn
2. Trình bày ngắn gọn mục đích cuộc gọi
3. Trình bày muốn gặp ai ở phía bên kia

Đa phần mọi người đều bỏ qua bước 1, 2 và gọi thẳng tới bước 3. Nhưng bạn nào ở Nhật thì cũng rõ là người Nhật sẽ thực hiện đúng 1, 2, 3. Nếu bạn không lịch sự thì họ sẽ không tiếp bạn qua điện thoại hoặc là bạn sẽ gây ra cảm giác phản cảm, khó chịu ngay từ ấn tượng đầu tiên vì sẽ phải hỏi là bạn là ai và gọi tới với mục đích gì.

Bạn gọi tới để nhờ vả, bán hàng, quảng cáo, ... mà lại khiến đối phương khó chịu và mất thì giờ và tốn não để hỏi lại bạn nhưng thông tin cơ bản mà bạn cần cung cấp sao? Ngay từ đầu họ sẽ đánh giá bạn là người không có business manner (tức là không biết quy tắc ứng xử trong kinh doanh). Họ sẽ có ấn tượng ban đầu xấu và không muốn tiếp bạn, hơn nữa, họ còn có ấn tượng xấu luôn với công ty của bạn.

Vì công ty bạn đã không đào tạo nhân viên hiểu về quy tắc gọi điện thoại. Đó cũng là lý do mà các công ty Nhật đầu tiên khi tuyển dụng người mới tốt nghiệp đại học thì đều phải đào tạo lại từ đầu từ cách gọi điện, cách viết email, các chào hỏi, giao tiếp, cách hẹn gặp đối tác, v.v... Nhiều khi các khóa học này chẳng liên quan tới nghiệp vụ chính trong công việc.

Vì nếu bạn là người không biết phép tắc nghĩa là công ty của bạn không đào tạo bạn. Vậy tại sao phải tin một công ty như thế?

Thực hành gọi điện thoại lịch sự

Với khách hàng, đối tác, ... thì đương nhiên bạn phải biết quy tắc ứng xử khi gọi điện thoại. Nhưng với bạn bè cũng vậy. Bạn bè đàng hoàng là người gọi điện và nói rõ mục đích ngay từ đầu. Ví dụ:

"Chào Saroma, trong tuần này mình cần dịch gấp tài liệu 10 trang liệu bạn có thể giúp không?"

Câu này thì tàm tạm, được khoảng 7 điểm, không quá tệ. Nhưng tốt hơn là thế này:

"Chào Saroma, trong tuần này mình cần dịch gấp tài liệu 10 trang liệu bạn có thể giúp không? Tài liệu là về manual bên IT cần gấp, chi phí trong khoảng .... đồng/trang. Nếu không thể dịch xong được thì xin hãy cho biết bạn dịch khoảng bao nhiêu trang."

Gọi điện thoại lịch sự để nhờ vả, yêu cầu thì bạn cần nói rõ mục đích ngay từ đầu. Tôi ghét nhất là kiểu gọi điện thế này:

"Chào Saroma, tuần này bạn rảnh không?"

Chúng ta gặp tình huống này rất nhiều trong cuộc sống. Câu hỏi này nói lên nhiều điều: Nếu bạn rảnh thì tôi sẽ nhờ bạn (hỏi với mục đích LỢI DỤNG). Họ chỉ muốn nhờ vả chúng ta và chỉ muốn chúng ta nói là "rảnh" để họ nhờ. Họ sẽ không nói rõ mục đích cho tới khi chúng ta nói là "rảnh" để ép chúng ta phải giúp họ.

Và việc họ muốn nhờ thường là do họ chỉ muốn lợi dụng hoặc không muốn tự làm. Vì thế trong trường hợp này bạn chỉ nên trả lời một câu là "Tôi không rảnh". Đừng hỏi "Có chuyện gì vậy?". Vì sao không hỏi? Vì họ biết bạn đang cô đơn và tò mò nên sẽ có động lực nhờ bằng được. Họ chỉ hỏi là bạn có rảnh hay không nên bạn chỉ nên trả lời "không rảnh" thôi. Sau đó thế nào họ cũng nhờ bạn thôi. Thế thì câu "Có chuyện gì vậy?" chỉ khiến bạn tốn hơi vì chuyện vô bổ.

Chúng ta cũng hay gặp tình huống là lỡ thật thà nói rằng "tôi cũng khá rảnh" và bị nhờ. Ví dụ nhờ chở họ đi mua máy ảnh chẳng hạn. Trừ khi bạn là kẻ cả nể và để mọi người lợi dụng còn không thì nên từ chối. Tôi sẽ từ chối lịch sự ví dụ "Tôi không có hứng thú với máy ảnh lắm".

Những người không lịch sự sẽ phản bác là "Nhưng đằng nào bạn cũng có làm gì đâu, bạn rảnh mà?".

Điều này làm chúng ta bực bội nhưng nếu chịu khó phân tích tâm lý một chút thì bạn sẽ không bực nữa. Trước hết, câu họ nói là bất lịch sự và gây phản cảm, khó chịu vì:

1. Họ dùng lời nói trung thực của bạn ("tôi rảnh") để chống lại bạn
2. Họ cố gắng cướp (hijack) thời gian nghỉ ngơi của bạn
3. Họ nghĩ bạn rảnh thì có nghĩa vụ giúp họ

Với những người như tôi thì thời gian nghỉ ngơi là thời gian quan trọng nhất trong cuộc đời. Đây là thời gian tôi tái tạo sức lao động, tư duy vấn đề, tìm ra ý tưởng mới, v.v... nó còn quan trọng hơn thời gian làm việc nhiều. Vậy tại sao tôi phải đem cho miễn phí, cho người không xứng đáng (tới gọi điện nói chuyện lịch sự còn không biết)?

Những người cả nể sẽ không thành công vì họ cứ rảnh ra phút nào, thay vì dùng để tư duy về cuộc đời, suy nghĩ vể tương lai, tìm ra con đường đi cho mình, thì họ lại để người khác lợi dụng hết. Vì họ cô đơn nên sợ mất lòng người khác, cả ngày nơm nớp lo sợ người khác nghĩ xấu về mình.

Bạn nên học theo người tây phương: Từ chối thẳng. Bạn chỉ nên tập trung vào công việc và cuộc đời bạn thôi.

Vì sao cách gọi điện thoại đúng lại quan trọng như thế?

Gọi điện thoại thường là để tìm kiếm cơ hội hợp tác, làm ăn, bán hàng, .... Và với cuộc gọi lần đầu thì đây là cơ hội tạo ấn tượng đầu tiên. Còn với đối tác, khách hàng đã biết thì phải gọi đúng để tránh mất thời gian hay làm họ bực mình (gọi là 頭に来る atama ni kuru). Thời gian của đối tác, khách hàng của bạn rất quan trọng đừng làm mất thời gian của họ, họ còn nhiều việc phải làm. Do đó, gọi điện phải lịch sự, rõ ràng, nói rõ bạn là ai và mục đích ngay từ đầu. Đừng gọi kiểu "Nghe giọng đoán xem tôi là ai nè" vì bạn sẽ chỉ làm họ tốn não và bực tức mà thôi.

Cách gọi điện đúng hay không cũng quyết định bạn gặp được người cần gặp hay không và có dễ đạt mục đích hay không. Có nhiều người chào hàng câu đầu tiên là "Xin cho tôi gặp giám đốc / Xin cho tôi gặp người phụ trách ....".

Như thế là thiếu tôn trọng. Vậy người bắt máy không xứng đáng để bạn cho biết tên và mục đích cuộc gọi hay sao? Bạn gọi đến công ty đối phương mà không tôn trọng nhân viên của họ sao? Bạn là người rất quan trọng và rất nổi tiếng nên ngay từ đầu phải chuyển máy cho người quan trọng hơn hay sao?

Không một công ty tử tế nào muốn nhân viên - dù là chức vụ nhỏ nhất - của họ bị đối xử tệ bạc cả. Ở Nhật thì lại càng thế. Nên giám đốc một công ty tới công ty đối tác gặp nhân viên vẫn chào rất lịch sự (lịch sự nhưng không hạ mình nhé). Họ tôn trọng tất cả nhân viên phía đối tác vì họ tôn trọng đối tác. Không có chuyện họ chỉ lịch sự với giám đốc công ty kia đâu.

Cách đặt câu hỏi trong cuộc đời

Những người biết quy tắc ứng xử cũng là những người biết cách đặt câu hỏi để tìm ra câu trả lời. Cuộc đời chỉ là các câu hỏi: Làm sao có sự nghiệp vững chắc? Làm sao tìm ra lý tưởng? Làm sao du học an toàn? Nên học ngành gì khi du học? ....

Bạn phải tìm đúng người để hỏi, hơn nữa, phải hỏi đúng cách họ mới trả lời. Có những câu hỏi như "Làm thế nào để hạnh phúc" bạn sẽ phải hỏi rất nhiều người. Những người tử tế nếu không biết câu trả lời dành cho bạn thì họ sẽ giới thiệu người mà họ nghĩ là có câu trả lời cho bạn. Quan trọng là cách bạn hỏi.

Vì thế mới có câu "học ăn, học nói, học gói, học mở". Cái gì bạn cũng phải học và đừng nên nghĩ là bạn đã biết rồi.

Một khi bạn đã biết cách hỏi thì hễ ai xin thì nhận được, ai tìm thì thấy, ai gõ cửa thì sẽ mở cho.
Mark @ Saromalang