Bi kịch 80/20

Chào các bạn!

Chắc mọi người cũng hay nghe nói về quy tắc 80/20 tức là 20% việc quan trọng nhất sẽ tạo ra 80% lợi nhuận, còn 80% việc còn lại chỉ tạo ra 20% lợi nhuận, vì thế, chúng ta nên tập trung vào những việc đem lại lợi ích cao thôi, còn lại thì đừng làm. Nhưng nếu 100% số việc chúng ta làm không đem lại lợi ích mấy thì sao? Quy tắc này chỉ áp dụng được nếu có rất nhiều việc phải làm và việc nào cũng kiếm ra tiền nhỉ? Nhưng nếu có rất nhiều công việc phải làm, thì chúng ta cũng không áp dụng quy luật 80/20 vì đương nhiên là ai cũng thích tiền, nên mọi người chọn việc sinh ra nhiều tiền nhất. Chưa kể, chúng ta muốn kiếm tất cả số tiền có thể kiếm được, nên não sẽ tự động sắp xếp làm theo đúng thứ tự kỳ hạn phải nộp. Còn trong đa số trường hợp thì sẽ không có nhiều việc đến thế, và các việc cũng chỉ đem lại lợi ích rất hữu hạn. Nếu còn phải tốn công phân loại thứ tự ưu tiên thì lại cực kỳ mệt não, và nó sẽ thành bi kịch.

Vì thế, việc gì chúng ta thích làm hay cần làm thì sẽ làm 100%, không phân biệt việc lớn hay nhỏ. Làm việc nhỏ và việc dễ trước còn tốt hơn vì nó sẽ tạo động lực cho làm việc khác. Việc gì cũng có lợi ích riêng của nó và không thể tính toán được là cái nào thực sự quan trọng hơn cái nào. Việc nhỏ không làm có thể làm sụp đổ cả việc lớn về lâu dài, trong khi việc lớn còn chưa tạo ra thành quả cơ mà? Thế mới có chuyện "lấy ngắn nuôi dài".

Nếu thực sự phải tìm ra thứ tự ưu tiên, chúng ta có thể tiêu tốn tới 80% sức lực để làm việc này và ghi nhớ nó, nên nó sẽ thành "bi kịch 80/20". Thế thì khác nào anh chàng Nha giáo, lúc nào cũng sợ chơi nhầm phải bạn xấu, người xấu, nên phải dành cả ngày để đánh giá, phân loại, xếp hạng (kiểu như "ba hạng người không nên chơi, bốn kiểu người tuyệt đối tránh, ..."), cuối cùng tốn tất cả thời gian để điều tra lý lịch của mọi người. Sao không đối đãi bình đẳng như nhau, rồi sau đó tùy theo sự việc xảy ra mà điều chỉnh dần cho nhanh nhỉ?

Làm thế nào để sống hạnh phúc hơn và tăng dopamin?

Mỗi ngày đều khác nhau và có những ngày chúng ta làm việc với tinh thần cao và hiệu quả, có những ngày thì lại chẳng làm được gì. Tức là nếu ngày nào hiệu quả thì chúng ta làm hết sức có thể, còn những ngày không hiệu quả, chúng ta sẽ chỉ làm thật cầm chừng thôi. Tôi gọi đây là quy tắc 100/0.

Những lúc thuận lợi, chúng ta sẽ phát huy 100% khả năng.

Những lúc rất không thuận lợi, chúng ta sẽ không làm gì cả (làm 0% khả năng lúc bình thường).

Quan điểm đúng đắn là mọi việc đều sẽ cần thiết như nhau, và nó có liên quan mật thiết đến nhau. Đôi khi có việc nhỏ có vẻ không ích lợi lắm, nhưng nếu không có nó, lại không làm việc khác được. Có khi việc nhỏ nhưng bạn "rất thích làm", thì nó lại đem lại động lực to lớn để bạn làm việc lớn và khó khác.

Như thế, chúng ta rõ ràng nên làm việc nhỏ mà chúng ta rất thích làm trước. Khi não vui vẻ và có dopamin rồi, thì chúng ta mới làm việc khó hơn.

Đây gọi là "Think big, do small, live brainless", tức là "Nghĩ lớn, làm nhỏ, sống không dùng não mấy".

Lối sống brainless

Vì việc gì cũng quan trọng, hay đúng hơn, vì nó quan trọng (tức là muốn làm hay cần làm) nên mới gọi nó là "việc", còn những thứ không muốn làm, không cần làm, thì bận tâm tới nó làm gì, chúng ta sẽ gọi nó là "việc vô bổ".

Nhưng lỡ "việc vô bổ" mà lại đem lại niềm vui, mang lại dopamin cho não thì sao? Nó thực sự là việc nên làm.

Do đó, chúng ta sẽ làm 100% số việc, dù sớm hay muộn. Nhưng như thế thì lại thành ra quá nhiều việc cần làm. Thân thể chúng ta sẽ không mệt đâu, vì vận động thân thể tốt cho ... thân thể, nhưng để nhớ hết mà làm, thì lại không tốt cho não tí nào. Các việc đều sẽ cần "động não", thể là não sẽ kém hạnh phúc đi, chẳng mấy chốc mà đốt cháy hết dopamin, chẳng còn động lực làm gì.

Do đó, chúng ta phải cải tiến thành một quy trình cực kỳ dễ làm để có thể làm nó một cách brainless, tức là không cần dùng não mấy. Phải chia nó ra thành các bước cụ thể, cực nhỏ, và làm xong một bước thì chúng ta có thể đạt được cảm giác mãn nguyện vì hoàn thành, từ đó, tăng dopamin trong não để làm tiếp bước tiếp theo. Kế hoạch thật hoàn hảo!

Tất cả nằm ở lên quy trình và cải tiến quy trình. Từ đó, chúng ta không dùng não và sống brainless. Lại có thể thu được rất nhiều dopamin, nghe có vẻ như mơ nhỉ?

Thì cuộc đời cũng có thể là giấc mơ đẹp mà.

Ví dụ tôi đã lên quy trình vệ sinh bồn rửa chén.

Làm sao vệ sinh bồn rửa sạch bóng mà không dơ tay hay bị mùi hôi?

Với những việc mà chúng ta không thích làm, hoặc cũng thích nhưng khá phiền phức thì để sống brainless, chúng ta sẽ lên quy trình đơn giản, hiệu quả nhất và có thể lặp lại mỗi lần một cách dễ dàng. Đây là cách vệ sinh bồn rửa chén sạch bóng.

1. Một bột thông bồn rửa (loại thông cống nhưng có hình thông cả bồn rửa), pha vào nước, rồi đổ vào bồn rửa và để yên tầm 1 ~ 2 tiếng.
2. Đeo găng tay ni lông, dùng các túi đựng thực phẩm cũ khi đi chợ đựng rau củ quả làm túi thao tác và làm giẻ lau. Xả mạnh nước cho trôi bớt rác hữu cơ đã phân hủy, dùng túi để lấy cái lọc rác lên, rồi dùng các túi khác làm giẻ lau và lau sạch nó đi. Nhờ đã dùng bột thông cống để phân hủy trước, nên việc vệ sinh và xối nước cho sạch bóng sẽ dễ dàng hơn.
3. Xả nước cho sạch các túi đã dùng cho  chất bẩn trôi xuống cống, bỏ lại cái lọc rác vào, rồi vứt hết túi đã rửa và găng tay vào túi rác.

Bí quyết là dùng bột thông bồn rửa để phân hủy các chất cặn bám là rác hữu cơ trước và dùng găng tay ni lông, các túi ni lông để vệ sinh, tránh bị dơ tay.

Làm sao để bồn luôn sạch? Tôi sẽ không muốn phải vệ sinh quá nhiều, nhất là bột thông cống cũng sẽ tốn chi phí (35k/túi). Vì thế, ngay từ đầu đừng xả quá nhiều rác xuống. Tôi muốn lọc rác trước khi xả đi, vì như thế thì nó sẽ không đọng ở trên miếng lọc của bồn rửa. Nếu mua riêng cái lọc rác thì lại phải bảo quản, chăm sóc cả miếng này, và nó cũng sẽ trở thành đối tượng và gánh nặng phải vệ sinh, nên cũng không hẳn là ý hay. Nhưng rồi một ý tưởng lóe lên, đó là dùng rổ inox để lọc trước khi xả xuống, như thế này:

Rổ inox là thứ dễ vệ sinh và sẽ vệ sinh mỗi ngày, nên sẽ không phát sinh thêm nhiều công lắm, và giúp bồn rửa luôn sạch.

Brainless trong công việc: Nạp nghĩa của từ vào từ điển online

Ngay cả trong công việc, tôi cũng lên quy trình để không phải dùng não suy nghĩ. Ví dụ, tôi có từ điển trên máy tính dùng cho phần mềm dịch thuật, và tôi dịch vào trong từ điển này. Nhưng trong trường hợp tôi muốn copy các nghĩa này lên từ điển online của mình thì sẽ làm thế nào? Nếu phải copy từng nghĩa một thì hiệu quả rất thấp, dùng não rất nhiều và tôi sẽ sớm hết dopamin trong não, nên mệt mỏi chẳng còn muốn làm gì nữa.

Thường thì tôi sẽ tra từ bằng từ điển online (chỉ cần ấn nút là nó sẽ tự tra và copy về, tôi đã làm công cụ để làm thế), rồi mới xuất ra định dạng XML và nhập vào từ điển offline (dùng cho phần mềm dịch thuật). Nhưng vì có những từ đã dịch từ trước trên từ điển offline nên tôi muốn đồng bộ hóa nó lên từ điển online.

Nếu làm thủ công thì cực kỳ vất vả và mang lại cảm giác vô vọng.

Vì thế, đây là quy trình tôi tạo ra để làm việc này một cách đơn giản.

1. Bước 1: Lập danh sách các từ cần đồng bộ hóa nghĩa của nó từ từ điển offline lên từ điển online.
2. Bước 2: Dùng công cụ tra tự động để tra các từ này và nạp và từ điển online trước.
3. Bước 3: Dùng công cụ để tạo ra câu lệnh SQL cập nhật ý nghĩa trong từ điển offline để nhập lên từ điển online.
4. Bước 4: Mở trang quản lý nội dung, nhập các câu lệnh cập nhật này để cập nhật ý nghĩa.
5. Bước 5: Hạn chế thêm nghĩa, sửa từ trực tiếp trong từ điển offline, vì như thế thì việc cập nhập sẽ tốn công hơn một chút (phải xuất lại riêng từ đó để nạp lại), mà ghi danh sách vào Notepad++ và thêm nghĩa mới trong đó để copy bổ sung sau.
6. Bước 6: Xuất ngược lại các từ trong từ điển online thành file XML để nạp lại vào từ điển offline, merge các cụm từ trùng lặp với nhau.

Các công cụ thì tất nhiên là tôi phải lập trình (cũng tốn não nhưng não nên dùng vào việc này!).

Ví dụ đây là công cụ để tra và nạp từng từ vào từ điển online:

Đây là công cụ để tự động đọc nghĩa của từ trong từ điển offline rồi tạo ra các câu lệnh SQL để cập nhật vào từ điển online:

Trước đó thì tôi cũng viết công cụ khác để lấy nghĩa của từ trong từ điển offline ra, nhưng như thế vẫn phải sao chép và dán thủ công, nên cuối cùng thì tôi viết luôn ra thành câu lệnh cập nhật vào cơ sở dữ liệu như trên cho nhanh.

Cũng khá tiện đấy, đỡ tốn biết bao nhiêu công, và quan trọng là viết thành quy trình như thế rồi thì không cần dùng não mấy.

Viết nhật ký cá nhân trực tuyến (blog)

Bạn phải lên quy trình làm mọi việc để có thể rút ngắn thời gian, sống brainless (không dùng não). Và bạn nên ghi quy trình vào sổ tay để nhớ. Nhưng theo tôi, bạn nên viết nó lên blog (nhật ký cá nhân trực tuyến). Việc viết như thế có những điểm lợi sau:

1. Tra cứu lại về sau dễ hơn là tìm trong sổ tay (dùng tính năng Search của blog)
2. Chia sẻ được kiến thức cho mọi người

Tôi viết lại là để làm thành tài liệu để lúc cần sẽ tìm lại. Tôi cũng hay viết công thức nấu ăn ở trên trang này, nên thú thực là tôi không nhớ gì cả đâu. Mỗi lần nấu tôi lại lên trang web của chính mình để tìm lại.

Blog cũng giống như là "bị vong lục", để dành cho những lúc mà chúng ta quên. Nhưng chúng ta nên quên mọi thứ, không dùng não nữa, nếu muốn sống hạnh phúc hơn. Nên vận động thân thể, ra ngoài giao lưu với mọi người nhiều hơn, chứ không nên cố gắng ghi nhớ quá nhiều thông tin trong đầu.

Mark